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【用友房地产】信息化是提升房企采购管理水平的有效途径

添加时间:2018-4-29 9:50:43

用友地产管理研究中心首席专家  罗建音

现在,地产行业仍然处于过冬的时期,降低成本无疑就是房企的最优选择,而房企的成本主要是地价、税费、以及支付给外部材料、工程等供应商的成本,其中,材料和工程成本是重要的组成部分,他们的供应商都是采购部门引进的,所以采购环节就是降低成本的主要着力点,提升采购管理水平就是降低成本的重要途径。

客观地说,现阶段房企的采购管理水平还处于一个比较低的位置,其中有一大部分因素来自于手工管理状态下的客观限制,因为采购是一个综合服务部门,服务对象基本包括了公司的所有其他部门,采购业务的实质其实是在恰当的时间,从恰当的供应商那里以恰当的价格采购到恰当数量的合乎质量要求的材料或者服务,在采购过程中需要有大量的信息交互沟通是人力很难解决的,而信息化正好可以解除这个限制,从而对房企的采购管理水平有提升的作用。

具体来说,信息化可以在以下方面对房企的采购管理进行提升:

1、采购计划与整体开发计划的关联

采购本身是有一定周期的,所以采购计划的制定直接关系到采购目的能否如期实现,采购的标的--材料和供应商虽然是由采购部门决定,使用者确是其他部门,因此采购计划中的核心内容:采购材料、供应商、数量规格、时间等等,都是采购部门无法独立完成的,都需要其他部门分别提出自己的需求,然后采购部门进行汇总,从以上分析可知,计划的制定是难事,计划制定的准确性更是无法保证。而其他部门的需求计划,其实都源于整个项目开发计划,只要打通了项目整体开发计划与采购计划的关节,采购计划的制定就相对容易而且准确的多,信息化恰恰可以解决这个手工状态下的难题,作为一体化的信息系统,都涵盖了计划管理系统和采购管理系统,上面的问题就可以通过两个系统的集成解决。

2、建立完备的材料价格信息库

材料的成本主要就是材料的价格,而材料价格的波动剧烈,时间、地点、厂家的不同都影响着价格的高低,常常有这种情况发生:同样是集团下属的两个项目采购同样的材料,价格却相差很远,房企普遍意识到价格库的重要性,同时又普遍认识到建立价格库的困难,其中重要原因就是信息的获取、建库、使用是手工状态下难中之难。

其中,尤其价格信息的获取是关键,一方面价格的波动很大,另一方面如果只询价而不实际购买,供应商给出的信息往往有水分。

在这方面,信息化可以很好的解决这个问题:

a)轻松建库,一体化的信息系统可以很容易从集团各个项目的采购实践中,收集全部的采购信息,汇总成库,然后开放给全集团享用。

b)海量更新,大型信息化厂家通常有能力与专业材料信息网站(如钢材网等)建立连接通道,实时获取最新最全的材料信息。

c)采购的事后总结,对于全集团的采购业务进行横向、纵向的比较分析,以总结经验教训。

3、建立供应商库

从某种意义上,供应商的选择好坏决定了采购的成败,一个好的负责任的供应商,意味着质量的保证,以及恰当的成本,一个坏的供应商有时候就是房企的噩梦,而且由于信息不畅,“坏”供应商往往还容易中标,以前曾经发生过一个案例,某供应商X通过低价中标进入某集团开发商的A项目,由于偷工减料弄出了质量事故,败坏了项目名声,接着X换了一个马甲又在同一集团的B项目成为了优选。

通过信息化建立一个全集团的供应商库之后,供应商的资质、质量水平、合作历史都可以轻松查询到,对于这些供应商的表现,还可以建立分级制度,表现优异的全集团推荐,表现差的列入黑名单,不予进入!

4、健全内部管理流程

采购涉及的内容既多又杂,既有材料等实物,又有服务等内容,为了规避风险,房企需要按照形式、类别、金额大小、重要性等多个纬度设立不同的采购流程和制度,由于流程种类繁多,涉及环节也较多,所以在实际执行过程中,经常有人因为图方便、或者把流程搞混等原因,而把企业设定的规章制度置于一旁,按照自己的习惯或者自认为快捷的方式来执行。

信息化系统解决此类问题有着天然的优势,首先,对不同采购流程进行配置在一体化信息系统中很容易实现;其次,由于电脑一丝不苟的按照设定的流程进行运行,如果某个环节没有执行,下一个环节就不会启动,从而保证设定的制度能够贯彻下去。

5、网上采购拓宽信息渠道

一体化信息系统中的网上采购子模块,可以让房企的采购视野扩展到互联网上,可以开放式的让有意向的供应商自主注册(当然需要房企审核之后才能生效),可以在网上介绍自己的产品(包括规格型号、价格区间)。同时房企的招标信息也可以直接在网上发布,让更多的有资质的供应商参与招标过程,而招标的结果也可以通过网络公布。

借助互联网,房企可以有效的扩大选择供应商的范围,同时也大大节省了采购成本。


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